Kỹ năng giao tiếp trong công sở

kỹ năng giao tiếp trong công sởKỹ năng giao tiếp trong công sở là một trong những kỹ năng rất quan trọng, cần thiết, quyết định một phần quan trong công việc và khả năng thăng tiến cũng nhưng khả năng học hỏi trong công việc của bạn.Và ở loạt bài này mình sẽ lần lượt giới thiệu với các bạn các kỹ năng cơ bản nhất như kỹ năng giao tiếp với sếp nam, kỹ năng giao tiếp với sếp nữ, kỹ năng giao tiếp với cấp dưới và kỹ năng giao tiếp với những người cùng cấp để các bạn có thể tự tin khi giao tiếp trong công sở – nơi mà các bạn đang làm việc.

Có thể nói trong công sở thì việc giao tiếp với các sếp bao giờ cũng gặp rất nhiều khó khăn nhưng nếu các bạn đã thực sự hiểu sếp rồi thì việc giao tiếp sẽ không có gì là khó khăn nữa. Vậy làm sao để hiểu sếp đây? Các bạn đừng lo bởi vì sau đây tôi sẽ trình bày một số đặc điểm chung của các sếp cho các bạn và đây cũng là kinh nghiệm xương máu của mình.

Sếp mong muốn gì?

Thì nhìn chung tất cả các sếp sẽ chỉ mong muốn 4 thứ mà mình liệt kê sau đây

  • Hiệu quả
  • Tiết kiệm
  • Năng suất
  • Chi phí

Sếp mong muốn gì ở nhân viên?

  • Làm việc nhiệt tình
  • Làm việc hiệu quả
  • Làm việc một cách chủ động
  • Làm việc một cách nghiêm túc

Sếp nghĩ gì ở nhân viên?

  • Cần được giao nhiệm vụ cụ thể
  • Cần được kiểm tra thường xuyên
  • Thường lãng phí thời gian
  • Thường chiếm dụng giờ làm việc để chat, xem phim,…
  • Không nhiệt tình trong công việc
  • Thích trốn việc
  • Viện lý do
  • Vắng mặt trong công ty
  • Chỉ làm việc nghiêm túc khi có mặt sếp
  • Làm việc không hiệu quả

Chúng ta phải làm gì?

  • Hiểu được mong đợi của sếp và đáp ứng những mong đợi đó

Vậy làm sao để đáp ứng được mong đợi của sếp?

Để đáp ứng mong đợi của sếp tốt nhất thì mình khuyên các bạn nên thực hiện tốt những điều mình sắp nêu ra sau đây

  • Nhiệt tình trong công việc
  • Làm việc một cách chủ động
  • Giảm mâu thuẫn với cấp trên
  • Hoàn thiện kỹ năng trong công việc
  • tạo thói quen làm việc nghiêm túc và hiệu quả

Trên đây là một trong những kỹ năng giao tiếp trong công sở rất cơ bản để các bạn có thể lấy được thiện cảm với những vị sếp khó tính của mình. Và ở bài tiếp theo mình sẽ tiếp tục giới thiệu với các bạn một kỹ năng nữa cũng rất quan trọng đó là kỹ năng giao tiếp và làm việc với sếp nữ. Cuối cùng mình xin chào các bạn và chúc các bạn sẽ luôn là số 1 trong mắt những vị sếp khó tính của các bạn.

Kỹ năng giao tiếp trong công sở (tiếp)

ky nang giao tiep trong cong soKỹ năng giao tiếp trong công sở là một trong những kỹ năng rất quan trọng mà cần thiết, quyết định một phần quan trong công việc và khả năng thăng tiến cũng nhưng khả năng học hỏi trong công việc.

Với một kỹ năng giao tiếp tốt, bạn có thể dễ dàng chiếm được thiện cảm với các đồng nghiệp, từ đó bạn có thể tạo cho mình những lợi thế nhất định trong công việc. Có một số điểm cần quan tâm để có được kỹ năng giao tiếp trong công sở

Với các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp. Thất bại trong giao tiếp thường không phải do khác biệt văn hóa hay bất đồng ngôn ngữ. Nhiều người gặp khó khăn trong giao tiếp với cấp trên hoặc cấp dưới của mình, dù rằng họ nói cùng thứ tiếng và có chung một nền văn hóa. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể giao tiếp hiệu quả nếu cả hai phía đều biết lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau.

Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau là một bí quyết để thành công khi giao tiếp trong công sở.

Đôi khi, chúng ta thường bị tác động bởi định kiến về một người trước khi thực sự hiểu rõ nội dung thông tin mà người đó truyền đạt. Nếu bạn đã có thành kiến về một đồng nghiệp thì bạn thường không chịu chú ý lắng nghe thông tin mà họ chia sẻ.

Bên cạnh sự yêu ghét cá nhân, chúng ta còn đánh giá người đối thoại qua điệu bộ, cử chỉ, thái độ và thậm chí là dung mạo của họ khi nói chuyện. Vì tất cả những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến việc bạn có chấp nhận thông tin của họ hay không nên bạn cần tự nhắc nhở rằng chỉ cần quan tâm đến nội dung mà học truyền đạt, không nên quá đặt nặng việc họ là ai.

Một khi đã nắm được nội dung thông tin, bạn cần suy nghĩ và tìm hiểu vì sao người ta trao đổi vấn đề đó với bạn. Ví dụ: sếp bạn ra thông báo sẽ phải làm thêm giờ. Nếu chỉ chăm chăm vào nội dung thông tin, bạn có thể sẽ cảm thấy không thoải mái. Nhưng nếu tự đặt câu hỏi “tại sao” bạn sẽ hiểu thêm và thấy được lợi ích của quy định này. Vì thế việc tăng thêm giờ làm việc như vậy sẽ giúp bạn có thêm động lực làm việc và sớm hoàn thành công việc.

Tất cả chúng ta đều biết mình nên tìm cách hiểu đúng quan điểm của người phát ngôn trước khi đánh giá quan điểm của họ. Bạn có thể chờ đến khi kết thúc cuộc trò chuyện rồi mới đánh giá nếu không cần thiết phải đưa ra quyết định ngay lập tức. Đừng vội đánh giá, quyết định hay đưa ra kết luận khi chúng ta chưa chắc chắn về những điều đã nghe.

Sẽ rất khó giao tiếp với những người hơi nhạy cảm hoặc những người khó có thể tập trung lắng nghe từ đầu đến cuối. Vì vậy, bạn nên viết thư hoặc để lại tin nhắn cho họ trước khi muốn trực tiếp trao đổi. Ngoài ra, những người gặp khó khăn khi phải diễn đạt bằng lời nói cũng có thể sử dụng cách này để giao tiếp hiệu quả hơn.

Với các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp. Theo nhiều kết quả khảo sát, thất bại trong giao tiếp thường không phải do khác biệt văn hóa hay bất đồng ngôn ngữ. Nhiều người gặp khó khăn trong giao tiếp với cấp trên hoặc cấp dưới của mình, dù rằng họ nói cùng thứ tiếng và có chung một nền văn hóa. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể giao tiếp hiệu quả nếu cả hai phía đều biết lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau.

Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau là một bí quyết để thành công khi giao tiếp nơi công sở.

Bạn cần chú ý vào “nội dung trao đổi” chứ không phải “người phát ngôn”

Bạn nên sử dụng những cách diễn đạt đơn giản; dùng từ ngữ dễ hiểu, đơn nghĩa, chính xác để người nghe dễ dàng nắm bắt được nội dung thông tin. Những từ ngữ lạ, chuyên biệt hoặc lối nói khách sáo chỉ làm tăng thêm khoảng cách giữa bạn và người đối thoại và khó đạt được hiệu quả giao tiếp.

Việc chuyển tải nội dung thông tin chỉ là bước đầu tiên trong quá trình giao tiếp. Cả người nói và người nghe đều cần khuyến khích người kia phản hồi. Phản hồi giúp bạn biết được người đối thoại có thực sự nắm bắt được vấn đề đang trao đổi hay không, có hiểu đúng hay không. Từ đó bạn sẽ khẳng định lại những thông tin chưa được hiểu đúng, tránh việc thực thi sai hoặc hiểu lầm.

Bất cứ ai, nếu giao tiếp với tinh thần tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau đều thấy rõ ràng hiệu quả giao tiếp sẽ tốt hơn. Với niềm tin và sự tôn trọng, bạn trao đổi cởi mở hơn và thẳng thắn hơn. Do vậy, cuộc hội thoại giữa bạn và đối tác sẽ mang tính tương tác nhiều hơn và tất nhiên sẽ hiệu quả hơn.

Bạn cũng nên chú ý thêm yếu tố cấp bậc, chức vụ của đối tượng giao tiếp. Các chuyên gia tư vấn khuyên rằng: nếu nói chuyện với cấp trên, bạn nên làm rõ các điểm, ý chính, trao đổi chính xác và chú ý lắng nghe/ghi chép những nhận xét của cấp trên. Còn nếu bạn nói chuyện với cấp dưới, luôn luôn giải thích chi tiết các vấn đề và đừng quên hỏi nhân viên cấp dưới xem họ suy nghĩ gì hoặc phản hồi như thế nào về vấn đề đó.Với các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp.